Înființarea unei firme: Pașii pe care trebuie să-i urmezi, actele necesare și avantajele depunerii lor online

Situația pandemică cu care ne confruntăm simplifică procedura de înființare a unei firme, iar costurile sunt mai mici (500 lei + 122 lei taxa percepută de Registrul Comerțului).

1. Pașii care trebuie urmați

Primul pas pe care trebuie să-l faci în vederea înființării unei firme este să clarifici următorele aspecte:

  • denumirea pe care o va avea firma (trebuie să te gândești la 3 variante);
  • cine vor fi asociații firmei și care este numărul lor;
  • cine va fi administratorul firmei, durata numirii acestuia și atribuțiile / puterile pe care le va avea;
  • sediul societății;
  • care este valoarea capitalului social;
  • care este valoarea unei părți sociale;
  • care este cota de participare la profit și la pierderi (asociații pot conveni să împartă profitul și pierderile într-un alt procent decât cel cu care participă la formarea capitalului);
  • activitățile desfășurate.

Prin răspunsul la aceste întrebări se contureză profilul firmei, acestea fiind informațiile de bază, general valabile. Pe lângă aceste informații mai sunt și altele, însă pe cele de sus le consider mai relevante.

Această primă etapă este și cea mai importantă. Cu cât i se va acorda o atenție mai mare, cu atât firma va răspunde mai bine nevoilor ulterioare cu care te vei confrunta.

Al doilea pas este să faci rezervarea de denumire, astfel se verifică disponibilitatea ei (poți să o faci online, dar și la sediul Registului Comerțului). În cadrul acestei operațiuni Registrul Comerțului verifică dacă denumirea firmei pe care ți-o dorești nu este rezervată deja sau dacă nu este asemănătoare unei alte denumiri.

Rezervarea trebuie făcută înainte să te apuci de redactarea actelor necesare (act constitutiv, declarație pe proprie răspundere etc.), pentru că în cuprinsul acestora trebuie menționată și denumirea firmei.

Al treilea pas presupune completarea tuturor actelor pe care le solicită Registrul Comerțului. Rezumând, aici trebuie să transpui pe hârtie informația / strategia la care te-ai gândit parcurgând primul pas.

Al patrulea pas este depunerea capitalului social la banca pe care o agreezi, având nevoie de actul constitutiv, rezervarea de denumire și de buletine, cu mențiunea că pentru SRL-uri se va elimina pragul minim de 200 RON, dar și obligația de a depune și, respectiv, de a face dovada depunerii capitalului social în dosarul de înregistrare a firmei (mă voi referi într-un articol ulterior la modificările Legii nr. 31/1990).

După ce ai parcurs pașii amintiți, nu-ți mai rămâne decât să expediezi actele către Registrul Comețului.

2. Actele necesare pentru înființarea firmei

Actele care trebuie completate și expediate sunt următoarele:

  • cererea de înregistrare;
  • persoana fizică împuternicită să semneze și să comunice declarația pe proprie răspundere;
  • declarația pe proprie răspunde din care să reiasă că firma îndeplinește condițiile de funcționare în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecției mediului și protecției munci pentru activitățile precizate;
  • rezervarea denumirii firmei;
  • actul constitutiv;
  • contractul prin care ai dobândit dreptul de folosință asupra spațiului unde firma își va avea sediul (contract de închiriere, comodat);
  • dovada depunerii capitalului social sau actul care atestă dreptul de proprietate asupra bunurilor aportate în natură;
  • declarație pe proprie răspundere din care rezultă îndeplinirea condițiilor de a fi asociat / administrator;
  • actele de identitate ale asociaților / administratorilor;
  • specimenul de semnătură al administratorului;
  • declarația privind beneficiarul real;
  • dovada achitării taxelor.

În funcție de anumite particularități pachetul de acte poate suporta anumite modificări.

Important: în această perioadă, cât timp este decretată starea de alertă, procedura de înființare a unei firme este ușurată prin faptul că nu mai este necesară forma autentică pentru declarația pe proprie răspundere și pentru specimenul de semnătură.

Acceptarea formei înscrisului sub semnătură privată te scutește de un drum la notar sau de un drum la Registrul Comerțului, dar și de costurile pe care le-ai fi plătit pentru autentificare.

3. Depunerea actelor online

Depunerea actelor online constituie un mare avantaj pentru că te scutește de câteva drumuri și de eventualele cozi (mă refer aici la cele de la Registrul Comerțului).

În plus, ai avantajul că poți depune actele oriunde în țară, respectiv la Registrul Comerțului din fiecare județ. Actele pot fi transmise și prin poștă, însă poșta nu este la fel de rapidă și implică completarea actelor specifice, plus un drum în vederea depunerii plicului. Pentru trimiterea actelor online vei avea nevoie de semnătură electronică.

Întreaga procedură de înființare poate dura între 3 (trei) și 5 (cinci) zile.

Sintetizând, pentru înființarea unei firme trebuie:

  • să ai lămurită problema denumirii, a asocierii, a capitalului, a sediului etc;
  • să faci rezervarea de denumire;
  • să redactezi actul constitutiv, precum și celelalte acte;
  • să depui capitalul social la bancă (cu excepția SRL-ului);